Come migliorare la gestione dei pagamenti nel tuo studio dentistico
Sono una triste realtà per tutti coloro che gestiscono un’attività e rappresentano un problema anche per lo studio odontoiatrico: stiamo parlando degli insoluti, ovvero le prestazioni regolarmente eseguite a favore dei pazienti ma che non vengono pagate nei tempi previsti.
Vediamo, allora, cosa fare in caso di fatture non pagate e come migliorare la gestione dei pagamenti nello studio dentistico.
Da dove nasce il problema degli insoluti?
In molti casi, il rapporto tra dentista e paziente, anche quando si limita a un solo trattamento, è lungo e fatto di un complesso di prestazioni che si estende nel tempo.
Per rendere chiara la situazione, prima dell’inizio delle cure, il paziente deve ricevere una descrizione precisa del piano di trattamento e un preventivo personalizzato collegato, che può anche essere adattato in corso d’opera.
Ovviamente, per sostenere i costi di un trattamento prolungato e soprattutto per non arrivare a un pagamento troppo oneroso alla fine della terapia, si ricorre spesso al meccanismo dei pagamenti scaglionati nel tempo.
Purtroppo, non è sempre immediato e chiaro lo stato reale dei pagamenti di alcuni pazienti: anche con quelli più corretti e attenti, infatti, può capitare di perdersi tra anticipi e rate, tanto che non si riesce a venire a capo dello stato di “solvenza” delle prestazioni.
Come ridurre gli insoluti nello studio dentistico in poche mosse
In primis, per avere la contabilità dello studio dentistico sotto controllo, è necessario saper tenere traccia delle informazioni necessarie.
Infatti, è importante:
- Generare un bilancio della situazione economica associata a un cliente, incrociando le fatture emesse con i pagamenti ricevuti.
- Definire piani di pagamentoper i trattamenti e i pazienti, impostando in automatico le varie rate con importi e scadenze, verificando quotidianamente insoluti e sospesi.
Solo in questo modo è possibile avere una situazione economica veritiera per ciascun paziente e avviare una gestione dei pagamenti nello studio dentistico più chiara e precisa, volta anche a ridurre gli insoluti.
Gestione dei pagamenti nello studio dentistico: cosa fare in concreto?
In caso di pazienti insolventi, è necessario intervenire con un sollecito, ad esempio inviando in automatico un primo messaggio cortese, nel quale si ricorda il pagamento della fattura ed eventualmente si forniscono le coordinate bancarie alle quali fare il bonifico.
Nel caso in cui questo richiamo non abbia effetto, si può pensare di avviare la fase più critica, che è rappresentata dal recupero vero e proprio del credito che comprende tutte le azioni che il dentista può svolgere contro il paziente/cliente, allo scopo di ottenere quanto gli spetta per le prestazioni rese.
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Perché la gestione dei pagamenti nello studio dentistico non causi problemi, il controllo delle fatture deve essere necessariamente automatizzato attraverso l’utilizzo di un software gestionale come Dental Opera, il quale permette di rilevare tutte le situazioni nelle quali:
- sia stata emessa una fattura per prestazioni eseguite;
- tale fattura non sia stata pagata dal paziente;
- l’insoluto sia insorto da almeno ngiorni;
- l’importo sia superiore a x€;
Un gestionale efficiente come il nostro, infatti, prevede una serie di funzionalità amministrative che comprendono la gestione intelligente degli insoluti e degli incassi, i piani di pagamento e il controllo delle fatture, e permette anche di inviare un allert al controller solo sulle posizioni che, nonostante i solleciti, rimangono aperte. Sarebbe, infatti, difficoltoso e dispendioso eseguire tutte queste operazioni manualmente.
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