Cortesia ed efficienza: ecco come migliorare il lavoro di segreteria di uno studio dentistico
Ogni paziente che arriva nel tuo studio si trova a relazionarsi con la segretaria, o comunque con lo staff di segreteria, in caso di studi molto grandi o cliniche.
Chi ricopre questo ruolo però, non si occupa solo di accogliere le persone, di rispondere al telefono e alle e-mail, ma di gestire tutta una serie di attività fondamentali che richiedono professionalità ed esperienza, ma anche gli strumenti giusti.
Allora, come ottimizzare il fondamentale lavoro della segreteria di uno studio dentistico? Ecco qualche suggerimento utile.
Le funzioni della segreteria di uno studio dentistico
In generale, la segreteria di uno studio medico svolge funzioni di organizzazione, controllo, amministrazione e relazione. Nello specifico, le attività di cui si occupa all’interno di uno studio dentistico, sono:
- Guidare il paziente fin dalla prima visita, gestendo anche la relativa documentazione e gli aspetti burocratici.
- Accompagnare il paziente in tutto il suo percorso di cura instaurando un rapporto umano e professionale, per farlo sentire sempre a suo agio.
- Gestire la sala d’aspetto, ma anche eventuali controversie e malumori.
- Gestire gli appuntamenti in agenda, fissare le visite, ricordare gli appuntamenti ai pazienti, così come organizzare i controlli periodici.
- Gestire le richieste e le offerte dei fornitori o degli istituti bancari.
- Gestire la contabilità. Emettere fatture, effettuare i bonifici ai dipendenti e ai fornitori, presentare e acquisire preventivi.
Come ottimizzare il lavoro di segreteria dello studio dentistico?
Il lavoro della segretaria o dello staff è molto importante per garantire il coordinamento dei vari aspetti dello studio e, quindi, anche per ottimizzare i risultati sia economici che clinici.
Per agevolarlo è possibile curare diversi aspetti:
- Gestire in modo sistematico gli appuntamenti
Nello studio odontoiatrico gli appuntamenti sono la vera forza motrice. È quindi opportuno gestirli con criterio. Infatti, un’agenda troppo “fitta” genera caos e non permette di lavorare in condizioni ottimali.
Inoltre, gli appuntamenti mancati possono generare diversi effetti negativi, soprattutto dal punto di vista economico.
- Essere costante nella comunicazione
Il contatto con il paziente deve essere costante e diretto, sia prima dell’inizio, che durante e dopo il ciclo di cura.
- Non far accumulare i pagamenti in sospeso
Nello studio accade spesso di avere a che fare con i pagamenti in sospeso. La situazione diventa difficile se questi cominciano a crescere di numero e non si interviene prontamente.
- Migliorare la gestione del personale
La gestione del personale nello studio dentistico è importante, perché permette di non creare confusione, sia a livello amministrativo che contabile. Basti pensare alla gestione delle collaborazioni, alle buste paga e così via.
- Ottimizzare la gestione dei pazienti
È molto utile archiviare in modo preciso i dati sensibili dei pazienti, così da poterli reperire velocemente ed evitare smarrimenti e/o errori.
Ottimizza il lavoro della segreteria con Dental Opera!
Per migliorare tutti questi aspetti, è possibile avvalersi di un software gestionale come Dental Opera, che consente di utilizzare diverse funzioni essenziali per ottimizzare il lavoro di segreteria di uno studio dentistico.
Ad esempio, per gestire al meglio gli appuntamenti, mette a disposizione un’agenda digitale, pratica e comoda per avere una visione d’insieme di ogni giorno, settimana o mese.
Problemi con la gestione delle cartelle cliniche? Tutto risolto con la scheda paziente digitale che contiene tutte le informazioni, sia i dati anagrafici che clinici, azzerando così il rischio di smarrimento ed errori, snellendo allo stesso tempo i processi di diagnosi e gestione del paziente.
Per comunicare in modo costante e diretto con i pazienti, invece, c’è WhatsApp Business, con il quale chattare in tempo reale, inviare comunicazioni di servizio, remainder degli appuntamenti e così via.
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